MAIL MERGE
1.1 Mail Merge
Mail Merge adalah suatu fasilitas didalam ms word yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima / tujuan. Kelebihan pengguna mail merge adalah memudahkan sipembuat surat/dokumen karena hanya membuat 1 jenis surat/dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.
>Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen yaitu :
1. Surat / Letter
2. Label Surat / Maling label
3. Amplop / Envelope
4. Direktori / Directories
>2 Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu :
1. Main Document / Dokumen Utama
Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat.
Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan
format dasar dari surat yang akan dikirimkan
2. Data Source / Sumber Data
Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data
Source berasal dari
a. Microsoft Office Outlook Contact List
b. Microsoft Office Excel Worksheets
c. Microsoft Office Word Tables
d. Microsoft Office Access Database tables
1.2 Membuat Dokumen Utama
Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk membuat Dokumen Utama, yaitu :
1. Buka Program Microsoft Word 2010
2. Klik Tab Maillings
3. Klik tanda Panah Start Mail merge, Kemudian pilih Letters
4. Ketik isi dokumen, contoh pembuatan surat undangan rapat
5. Simpan dengan Nama SuratUndangan.docx
1.3 Membuat Data Source
1.3.1 Data Source Dalam Format Access
Untuk membuat data source dalam format access, langkah – langkah yang harus dilakukan yaitu :
1. Buka Program Microsoft Word 2010
2. Klik Tab Maillings
3. Klik tanda panah bawah pada Select recipients, akan muncul 3 pilihan :
1. Type New List, Bagian ini dipilih jika ingin membuat data source baru.
2. Use Existing List, Bagian ini dipilih jika data source sudah dibuat sebelumnya.
3. Select From Outlook Contacts, Bagian ini dipilih jika data source diambil dari Outlook Contacts. Karena akan membuat data source baru maka pilih Type new List.
4. Akan Muncul Form isian default sistem
>New Entry, digunakan untuk memasukkan data yang baru.
>Delete Entry, digunakan untuk menghapus data yang telah dimasukkan dalam daftar alamat tujuan.
>Find, digunakan untuk mencari data tertentu pada data daftar tujuan.
>Customize Columns, digunakan untuk menentukan nama field baru sesuai dengan kebutuhan data.
5. Akan Muncul daftar list data yang akan dikustomisasi
Pada kotak dialog tersebut terdapat beberapa tombol pilihan, yaitu :
1. Add digunakan untuk menambah field name yang baru
2. Delete digunakan untuk menghapus nama field yang telah dibuat sebelumnya
3. Rename digunakan untuk mengubah field name yang tersedia di daftar field name.
4. Move Up digunakan untuk memindahkan field name ke atas
5. Move Down digunakan untuk memindahkan field name ke bawah
Hapus Semua Field yang ada dengan memilih nama field kemudian pilih delete.
6. Pilih Add untuk menambah field baru dan ketikan Nama pada kotak isian yang ada.
7. Tambahkan Alamat dan Kota dengan cara lakukan kembali langkah ke 6 sehingga akan muncul hasilnya sebagai berikut, kemudian OK.
8. Masukan data isian sebagai berikut, kemudian ok.
9. Tentukan alamat tujuan anda kemudian beri nama dataundangan.mdb
Komentar
Posting Komentar